En el sector alimentario, trabajar con múltiples proveedores implica un esfuerzo constante para recopilar, validar y actualizar documentación crítica como certificados sanitarios, fichas técnicas, analíticas o registros de alérgenos.

Este proceso, si se hace manualmente, puede volverse un cuello de botella operativo y un riesgo legal serio.

⚠️ Principales restos con los gestores documental con proveedores

• ❌ Pérdida de tiempo persiguiendo documentación por email o teléfono.
• ❌ Falta de visibilidad sobre qué proveedor ha entregado qué.
• ❌ Caducidad de certificados sin aviso, con el riesgo de incumplimiento normativo.
• ❌ Auditorías con estrés, porque la documentación no está organizada ni accesible.
• ❌ Documentos dispersos en carpetas, correos o papel, sin trazabilidad.
  

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Con Trackline, puedes automatizar la recogida y control de documentación de tus proveedores de forma proactiva. La plataforma se encarga de solicitar, recordar y validar los documentos por ti, manteniéndolos siempre actualizados y organizados.

🛠️ Pasos para automatizar el proceso con Trackline

1. Crea una plantilla

Define qué tipo de documentación necesitas de tus proveedores: certificados sanitarios, fichas técnicas, analíticas de laboratorio, etc.

Puedes configurar distintos requisitos según el tipo de proveedor.

2. Añade a tus proveedores

Importa o registra a tus proveedores en Trackline. A cada uno se le solicitará y verá únicamente su listado de documentos pendientes.

3. Trackline solicita la documentación automáticamente

La plataforma enviará un correo con un enlace para que el proveedor cargue directamente los documentos requeridos, sin necesidad de registrarse.

4. Revisión y validación automática o manual

Puedes activar validaciones automáticas (por fechas de vencimiento, formato, etc.) o revisar manualmente si necesitas hacer un control de contenido.

5. Seguimiento desde el panel

Visualiza en un solo lugar qué proveedor está al día y cuál está pendiente. Trackline te avisa antes de que caduquen los documentos.

💡 Resultado: menos correos, menos riesgos, más eficiencia

• Tiempo ahorrado en gestión documental
• Reducción del riesgo en auditorías
• Trazabilidad completa por proveedor
• Cumplimiento normativo asegurado

¿Quieres ver cómo quedaría aplicado a tu caso?

Podemos ayudarte a configurar tu primer flujo en minutos. Escríbenos a [email protected]