En despachos y asesorías jurídicas, el cumplimiento no solo se aplica hacia los clientes, también debe gestionarse internamente.

Las políticas y documentos clave que deben ser conocidos y aceptados por todo el equipo legal incluyen:

📘 Código ético del despacho
📄 Cláusulas de protección de datos (LOPDGDD / RGPD)
🧾 Protocolos internos: teletrabajo, desconexión digital, uso de recursos
⚖️ Incompatibilidades, conflictos de interés o confidencialidad
🎯 Declaraciones de compromiso normativo o compliance penal

Sin un proceso estructurado, esta aceptación se gestiona de forma informal:

❌ se envía por correo esperando una respuesta,
❌ no se firma o se pierde entre documentos,
❌ no hay forma de demostrarlo en caso de conflicto,
❌ no existe evidencia real ni trazabilidad,
❌ se improvisa ante auditorías internas o externas.

⚠️ Riesgos reales por no gestionar la aceptación de políticas internas

• Imposibilidad de demostrar cumplimiento legal o contractual.
• Conflictos internos sin respaldo documental.
• Pérdida de credibilidad en auditorías o certificaciones.
• Imagen de informalidad ante clientes o nuevos empleados.
• Riesgo reputacional si se produce una fuga o incidente sin medidas trazables.

🧩 ¿Cómo lo soluciona Code Contract?

Con SmartCheck y Consigne, puedes estructurar todo el proceso de comunicación, aceptación y evidencia de normativas internas con trazabilidad completa:

1. Crea flujos de aceptación por tipo de política

Ej.: código ético, protocolo de desconexión, declaración RGPD, etc.

2. Envía el documento al equipo con un solo clic

Sin necesidad de imprimir, escanear ni insistir por correo.

3. Recoge firma digital o evidencia de lectura validada

Trazabilidad por usuario, IP, fecha, dispositivo y sello de tiempo.

4. Controla quién ha firmado y quién no desde un panel único

Puedes enviar recordatorios automáticos o bloquear accesos según cumplimiento.

5. Exporta informes por empleado, documento o periodo

Listo para inspección, control interno o revisión de cumplimiento.

💡 Resultado: políticas aceptadas, con validez y sin fricciones

• Evidencia legal de aceptación de políticas y cláusulas
• Eliminación del papeleo interno
• Control total sobre cumplimiento por persona o grupo
• Profesionalización del área de RRHH y cumplimiento
• Protección real ante conflictos internos o externos

¿Aún gestionas la aceptación del código ético por correo y sin seguimiento?

Podemos ayudarte a digitalizarlo con trazabilidad real.📩 Escríbenos a [email protected]