Más allá de los contratos, en muchos procesos de compras es necesario que los proveedores acepten cláusulas clave antes de operar: condiciones generales, compromisos de confidencialidad, obligaciones en protección de datos (RGPD) o estándares éticos y de sostenibilidad.
Estas cláusulas suelen incluir:
📄 Condiciones generales de compra y suministro
🔐 Compromisos de cumplimiento con RGPD y protección de datos
🤝 Acuerdos de confidencialidad (NDA)
📋 Aceptación de cláusulas anticorrupción, compliance o ESG
🧾 Declaraciones responsables u obligaciones legales específicas del sector
Cuando esta aceptación no se gestiona correctamente:
❌ Se envían por correo sin confirmación ni trazabilidad
❌ Se firman en papel y se archivan sin control
❌ No se puede probar que el proveedor aceptó una cláusula concreta
❌ Aparecen conflictos por “no conocer” las condiciones pactadas
⚠️ Riesgos de no controlar la aceptación de cláusulas sensibles
- Disputas legales por malentendidos o falta de consentimiento
- Incumplimientos en auditorías de calidad, compliance o protección de datos
- Sanciones por trabajar sin garantías jurídicas mínimas
- Debilitamiento de la posición negociadora ante proveedores
- Falta de seguridad legal en contratos clave
🧩 ¿Cómo lo soluciona Consigne?
Con Consigne, puedes asegurar que toda cláusula clave sea aceptada digitalmente por el proveedor con evidencia completa, sin papel y sin correos perdidos:
- Carga o crea los documentos o cláusulas sensibles que deben aceptarse
Condiciones generales, NDA, RGPD, compliance, etc. - Asócialas a proveedores nuevos o existentes desde la plataforma
Cada uno recibe únicamente lo que le corresponde firmar. - Envía una solicitud de lectura y firma con validez legal
Sin necesidad de usuario ni registro previo por parte del proveedor. - Recoge la aceptación con firma electrónica, fecha, IP y versión del documento
Trazabilidad completa de cada consentimiento. - Consulta en tiempo real quién ha aceptado qué y quién no
Visualiza estado, fechas y pendientes desde un panel centralizado. - Reenvía nuevas versiones cuando cambien las condiciones o la normativa
Con aviso automático y solicitud de nueva firma si es necesario.
💡 Resultado: cláusulas sensibles aceptadas y registradas
✔ Seguridad jurídica para todo el proceso de compras
✔ Reducción de riesgos legales y contractuales
✔ Evidencia preparada para auditorías, inspecciones o litigios
✔ Relación profesional y transparente con proveedores
¿Estás seguro de que todos tus proveedores han aceptado tus condiciones generales de compra?
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