Uno de los puntos más críticos en la relación con proveedores es asegurarse de que su documentación sensible y obligatoria está vigente durante toda la relación comercial, no solo al momento del alta.

Esto incluye:

📑 Pólizas de seguros de responsabilidad civil, accidentes, transporte
📄 Certificados de calidad, sanidad, medio ambiente o PRL
📋 Permisos y licencias para operar (transporte, residuos, instalaciones…)
📆 Contratos con fechas de vencimiento o renovación
🧾 Documentación fiscal o legal con validez temporal limitada

Cuando no se gestiona correctamente:

❌ Los documentos se vencen sin que nadie lo sepa
❌ Se sigue operando con proveedores en situación irregular
❌ Se detectan los errores solo en auditorías o incidentes
❌ Se pierden oportunidades de renovar o renegociar contratos a tiempo

⚠️ Riesgos de trabajar con documentación vencida

• Incumplimientos legales o contractuales
• Riesgo económico o legal en caso de siniestro o incidente
• Sanciones en auditorías externas o internas
• Daños reputacionales por falta de control
• Costes ocultos por tener que rehacer contratos o procesos
  

🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Trackline te permite automatizar el seguimiento de todos los documentos sujetos a vencimiento, con trazabilidad y alertas inteligentes:

1. Define qué documentos tienen vencimiento por tipo de proveedor o contrato
   Evita gestionar manualmente decenas de fechas.
2. Trackline detecta automáticamente la fecha de caducidad al subir cada documento
   También puedes ingresarla manualmente si lo prefieres.
3. Recibe alertas anticipadas según el tipo de documento o su criticidad
   Ej.: 60 días antes para seguros, 30 días para certificados…
4. Consulta en un panel todos los documentos próximos a vencer, vencidos o pendientes
   Por proveedor, categoría o documento específico.
5. Solicita automáticamente la renovación al proveedor con un simple clic
   Sin correos ni llamadas innecesarias.
6. Reemplaza la documentación vencida y mantiene el histórico archivado
   Todo con trazabilidad de versiones y fechas.
   

💡 Resultado: documentos siempre al día, sin esfuerzo ni sorpresas

✔ Proveedores operando con documentación vigente y válida
✔ Menos riesgos y auditorías más fluidas
✔ Cero dependencia de calendarios o recordatorios personales
✔ Mayor profesionalización del área de Compras

¿Te has enterado alguna vez de que un seguro de proveedor estaba vencido justo después de un incidente?

📩 Con Trackline, eso no vuelve a pasar: [email protected]