En construcción, antes de contratar a una nueva subcontrata o proveedor, el equipo de Compras debe asegurarse de que la empresa cumple con todos los requisitos legales, fiscales y técnicos:

📄 alta censal,
📄 seguro de responsabilidad civil,
📄 certificados de PRL,
📄 cuentas bancarias,
📄 referencias técnicas, etc.

Este proceso se suele hacer por email, sin control ni trazabilidad. ¿El resultado? Documentación incompleta, caducada, o aprobaciones sin respaldo formal.

⚠️ Retos comunes del departamento de Compras

❌ Alta de proveedores sin validar documentación esencial.
❌ Dificultad para saber quién entregó qué y cuándo.
❌ Falta de trazabilidad ante incidencias o auditorías.
❌ Contrataciones urgentes que saltan procesos de control.
❌ Archivos dispersos entre correos, carpetas o impresos.

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Con Trackline, puedes crear un flujo automatizado para altas de nuevos proveedores que solicite la documentación necesaria, verifique su validez y archive todo con trazabilidad. Así, nadie empieza a trabajar sin estar validado.

🛠️ ¿Cómo funciona el flujo de alta documental de proveedor?

1. Crea una plantilla de requisitos de alta

Incluye todos los documentos que compras o legal requiere:

• Alta en Hacienda (modelo 036/037)
• Póliza de seguro actualizada
• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
• IBAN firmado y sellado
• Referencias técnicas o listado de obras anteriores

2. Envías al proveedor el enlace de carga

Trackline genera un enlace único para cada nuevo proveedor. No necesita registrarse ni instalar nada.

3. Se revisa y valida la documentación

Puedes activar reglas automáticas o hacer validación manual por parte de Compras, Calidad o Compliance.

4. El proveedor queda “apto” o “pendiente”

Solo se activa como proveedor operativo cuando ha superado todos los requisitos. Se integra con tus procesos internos.

5. Todo queda archivado y trazado

Tienes acceso a los documentos entregados, fecha, estado y responsable de validación. Ideal para control interno y auditoría.

💡 Resultado: proveedores validados, sin papeleo ni riesgos

• Alta más rápida, pero con control real
• Documentación centralizada y vigente
• Evita contratar sin verificar cumplimiento
• Mayor seguridad jurídica y operativa

¿Quieres probar este flujo en la próxima licitación o contratación?

Te ayudamos a configurarlo en minutos. 📩 Escríbenos a [email protected]