Uno de los desafíos más habituales en los equipos de Calidad es garantizar que los proveedores cumplen con todos los requisitos documentales vigentes. Esto incluye tanto exigencias legales como normativas internas o certificaciones externas (ISO, IFS, BRC, etc.).
La gestión de esta documentación suele involucrar:
📄 certificados de calidad, sanitarios o técnicos
📋 licencias, autorizaciones o homologaciones
📑 declaraciones de conformidad, fichas técnicas
📆 documentos sujetos a vencimiento: seguros, PRL, permisos…
Cuando este control se hace de forma manual:
❌ Se recogen documentos por correo, WhatsApp o carpetas compartidas
❌ No hay una visión clara de quién ha entregado qué
❌ Los documentos vencen sin que nadie lo detecte a tiempo
❌ En una auditoría, se pierde tiempo justificando o buscando archivos
⚠️ Riesgos de una mala gestión documental de proveedores
- Incumplimientos en auditorías internas o externas
- Riesgo legal o técnico por operar con documentación caducada
- Retrasos operativos por falta de información
- Pérdida de credibilidad ante clientes o certificadoras
- Tiempo perdido persiguiendo papeles en vez de aportar valor
🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?
Con Trackline puedes estructurar y automatizar todo el control documental de proveedores:
- Crea plantillas de requisitos según tipo de proveedor
Ej.: materias primas, servicios técnicos, subcontratas, transporte… - Define los documentos obligatorios en cada plantilla
Certificados, fichas, pólizas, RGPD, PRL, etc. - Carga o invita a tus proveedores al sistema
Ellos verán su lista personalizada y podrán cargar los documentos directamente, sin necesidad de usuario. - Trackline valida automáticamente los documentos recibidos
Por formato, fecha, tipo… o bien puedes hacer validación manual si es necesario. - Recibe alertas antes del vencimiento de cualquier documento
Evita situaciones de incumplimiento con avisos proactivos. - Consulta en cualquier momento el estado de cumplimiento por proveedor
Ideal para auditorías, inspecciones o revisiones internas.
💡 Resultado: control documental completo y sin sobresaltos
✔ Documentación al día sin persecuciones
✔ Menos riesgo ante auditorías o certificaciones
✔ Proceso profesional y escalable, sin correos ni carpetas
✔ Evidencia de cumplimiento lista para quien la necesite
¿Aún persigues papeles por correo y Excel?
📩 Podemos ayudarte a automatizarlo en [email protected]