En sectores regulados o con estándares de calidad exigentes, uno de los pilares del sistema de Calidad es asegurarse de que todos los certificados y licencias relevantes están actualizados, correctamente validados y fácilmente accesibles.
Estos documentos pueden incluir:
📜 Certificados de calidad (ISO 9001, ISO 22000, IFS, BRC...)
🏭 Licencias de actividad, sanitarias o medioambientales
📋 Autorizaciones legales o reglamentarias (transporte, residuos, PRL, etc.)
📑 Declaraciones de conformidad o aptitud técnica
📆 Documentación con vencimiento periódico o renovación obligatoria
Cuando se gestiona sin estructura:
❌ No se revisan los certificados al recibirlos
❌ No se detectan errores de fondo (fecha, cobertura, organismo emisor)
❌ No hay alertas sobre próximos vencimientos
❌ Es difícil demostrar cumplimiento en inspecciones o auditorías
⚠️ Riesgos de una validación documental deficiente
- Incumplimientos frente a normativas o certificadoras
- Proveedores operando con documentación no válida
- No conformidades en auditorías internas o externas
- Riesgo de sanciones legales o contractuales
- Pérdida de tiempo buscando o corrigiendo documentos en el último minuto
🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?
Trackline te permite automatizar la recolección, validación y seguimiento de certificados o licencias, sin esfuerzo manual ni margen de error:
- Define qué certificados o licencias necesita cada proveedor, cliente o área
Dependiendo del proceso, servicio o normativa aplicable. - Trackline solicita directamente los documentos a los responsables
Con plantillas y requisitos claros. Sin necesidad de crear cuentas ni enviar correos. - Valida automáticamente formato, tipo de documento, fechas, emisor, etc.
Puedes establecer reglas por tipo de documento o validación manual si es necesario. - Asocia cada certificado al proveedor, contrato o proceso correspondiente
Todo vinculado, con trazabilidad completa y acceso centralizado. - Recibe alertas antes de cada vencimiento
Actúa con antelación para evitar bloqueos o sanciones. - Genera informes por proveedor, tipo de certificado o área
Listos para auditorías, inspecciones o presentaciones internas.
💡 Resultado: todos tus certificados bajo control, sin esfuerzo ni sustos
✔ Validación estructurada, con criterios definidos
✔ Documentación completa y actualizada en un solo clic
✔ Cumplimiento garantizado ante cualquier auditoría
✔ Proceso más profesional y menos reactivo
¿Tus certificados siguen llegando por correo y validándose “a ojo”?
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