El equipo de Administración suele gestionar documentos que requieren firma formal por parte de proveedores o subcontratas, especialmente al inicio de la relación comercial o en procesos de pago, como por ejemplo:
📄 certificado de titularidad bancaria (IBAN),
📄 mandato SEPA,
📄 cesión de crédito,
📄 declaración responsable,
📄 confirmación de datos fiscales o de facturación.
El problema es que estos documentos aún se gestionan con un flujo lento: se envían por correo, se imprimen, se firman a mano, se escanean… y a veces, no vuelven. Todo eso retrasa pagos, genera errores y complica la trazabilidad.
Con Consigne, puedes enviar cualquier documento para que el proveedor lo firme digitalmente con validez legal, desde su móvil o PC, sin necesidad de cuenta ni app.
⚠️ Riesgos y fricciones habituales
❌ Documentos no firmados a tiempo que bloquean pagos.
❌ Firmas escaneadas sin validez legal ni trazabilidad.
❌ Archivos mal archivados o con versiones incorrectas.
❌ Tiempo perdido persiguiendo documentos.
❌ Dificultad para demostrar consentimiento o aceptación.
✅ ¿Cómo lo soluciona Consigne?
Con Consigne, puedes enviar documentos para firma digital en segundos, hacer seguimiento del estado (entregado, abierto, firmado) y recibir el archivo firmado con evidencia legal completa.
🛠️ ¿Cómo digitalizar la firma de documentos administrativos?
1. Carga el documento en PDF o usa una plantilla
Puede ser un certificado bancario, un modelo de cesión, un mandato SEPA, etc.
2. Añade al proveedor como firmante
Solo necesitas su email. Puedes incluir también firma interna si hace falta validación doble.
3. Envía desde Consigne
El proveedor recibe un enlace para leer y firmar. No necesita instalar nada.
4. Haz seguimiento en tiempo real
Sabrás si ha abierto el documento, si lo ha firmado o si sigue pendiente. Puedes enviar recordatorios automáticos.
5. Recibe el documento firmado y archívalo automáticamente
Con trazabilidad: IP, fecha, identidad, versión firmada y firma electrónica válida.
💡 Resultado: procesos más rápidos, seguros y sin papel
- Firma digital con validez legal
- Flujo más ágil y profesional
- Documentación completa antes de facturar o pagar
- Menos errores, menos escaneos, menos retrasos
- Todo archivado con evidencia clara
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Podemos ayudarte a enviar tu primer documento para firma hoy mismo. 📩 Escríbenos a [email protected]