En cada nueva obra o proyecto, el equipo de administración necesita solicitar a decenas de proveedores documentación esencial para facturación, pagos y cumplimiento normativo:

📑 datos fiscales actualizados,
🏦 certificado de cuenta bancaria,
🧾 modelos 036/037,
📜 escrituras, poderes, DNI de apoderados,
📧 datos de contacto para facturación electrónica.

Este proceso suele ser lento, desordenado y muy dependiente del email. Se piden documentos por correo, se reciben en diferentes formatos, algunos caducan sin aviso, y es fácil que algo se escape.

Con Trackline, puedes automatizar esta recogida documental, validar los datos y mantener todo organizado y accesible por proveedor, con alertas de vencimiento.

⚠️ Problemas frecuentes en la recogida documental administrativa

❌ Correos cruzados con datos mal cumplimentados o sin firmar.
❌ Certificados bancarios desactualizados que bloquean pagos.
❌ Escrituras sin revisar o poderes no vigentes.
❌ Pérdida de tiempo revisando, archivando y recordando manualmente.
❌ Riesgo de incumplimiento fiscal o errores contables.

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Trackline permite al equipo de administración:

• solicitar a proveedores toda la documentación en un solo enlace,
• configurar flujos distintos según el tipo de proveedor,
• validar fechas, formatos y caducidades,
• recibir alertas antes de que algo caduque,
• consultar en tiempo real el estado documental por proveedor.

🛠️ ¿Cómo ponerlo en marcha?

1. Crea una plantilla de documentación administrativa

Ejemplo: CIF, IBAN firmado, poderes, escritura, datos de contacto, etc.

2. Asigna esta plantilla a nuevos proveedores

Cada proveedor recibirá un enlace sin necesidad de registrarse.

3. Trackline hace seguimiento y validación automática

Comprueba formatos, vencimientos y si falta algo.

4. Revisa, aprueba y archiva automáticamente

Los documentos aprobados quedan organizados por proveedor y obra, listos para facturación.

5. Recibe alertas antes de que caduquen

Trackline te avisa cuando un poder, certificado o documento está a punto de expirar.

💡 Resultado: pagos sin bloqueos y documentos siempre listos

• Proveedores con documentación validada y actualizada
• Menos carga manual en tareas repetitivas
• Mejora del control interno y cumplimiento fiscal
• Ahorro de tiempo en cada alta de proveedor
• Información ordenada y disponible desde cualquier obra

¿Quieres automatizar la recogida de documentación de proveedores esta misma semana?

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