Aunque no siempre lo parezca, los despachos de abogados y asesorías jurídicas también gestionan una red importante de proveedores y colaboradores externos:

🖥️ software de gestión, ciberseguridad o CRM
🏢 espacios de coworking, limpieza o mantenimiento
🎓 formadores externos, coaches, intérpretes
📦 servicios logísticos, traducción, imprenta o mensajería
👩‍⚖️ otros profesionales jurídicos subcontratados (ej. peritos, consultores)

Cada uno de estos proveedores debería entregar y mantener al día documentos clave como:

📄 contrato firmado,
📑 cláusula o acuerdo de confidencialidad,
🧾 certificado de cumplimiento RGPD,
📋 seguros de responsabilidad civil o PRL,
📆 documentación de vigencia legal o societaria.

Pero en la práctica:

❌ muchos proveedores no entregan toda la documentación,
❌ se gestiona por email sin trazabilidad ni control,
❌ los documentos caducan y nadie se entera,
❌ se improvisa en auditorías o revisiones internas,
❌ se asumen riesgos innecesarios ante clientes o autoridades.

⚠️ Riesgos de no controlar la documentación de proveedores

• Incumplimiento del RGPD por no exigir garantías contractuales.
• Complicaciones legales en caso de fugas de información.
• Sanciones o bloqueos en auditorías internas (ISO, compliance…).
• Imagen poco profesional frente a clientes institucionales.
• Riesgo de responsabilidad subsidiaria en accidentes o conflictos.
  

🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Con Trackline, puedes automatizar el proceso completo de recogida y control de documentación legal de tus proveedores, con visibilidad completa y cero fricciones operativas.

1. Crea plantillas según tipo de proveedor o servicio

Ej.: tecnología, servicios generales, colaboradores jurídicos…

2. Define los documentos requeridos por cada perfil

Contratos, RGPD, seguros, PRL, escrituras, certificados, etc.

3. Invita a tus proveedores a través de un enlace único

No necesitan registrarse ni acceder a un portal complejo.

4. Trackline solicita y recuerda automáticamente la entrega

Recibe alertas de vencimiento, carga parcial o no cumplimiento.

5. Valida los documentos automáticamente (o de forma manual)

Por fecha, formato o requisitos específicos.

6. Consulta en un panel qué proveedores están al día y cuáles no

Ideal para tomar decisiones, renovar servicios o justificar cambios.

💡 Resultado: proveedores bajo control y menos riesgos legales

• Documentación legal actualizada y centralizada
• Reducción del 90 % del tiempo en seguimiento documental
• Alertas proactivas antes de que caduquen documentos críticos
• Evidencia de cumplimiento ante inspecciones o auditorías
• Imagen sólida ante clientes y organismos externos
  

¿Tus proveedores siguen enviando contratos y seguros por email sin control?

Podemos ayudarte a estructurarlo todo en minutos. 📩 Escríbenos a [email protected]