Para poder facturar a tiempo y cumplir con los requisitos contables y legales, el área de Administración necesita que cada proveedor o subcontrata entregue correctamente sus documentos:

📄 CIF,
📄 alta censal (modelo 036/037),
📄 certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social,
📄 datos bancarios,
📄 poder de representación o acta de administrador, etc.

Este proceso, cuando se gestiona por email, carpetas compartidas o llamadas, se vuelve ineficiente, con errores y retrasos que afectan a pagos y cumplimiento normativo.

Con Trackline, puedes automatizar la recogida y validación de esta documentación por proveedor, con control de caducidades, alertas y trazabilidad completa.

⚠️ Problemas comunes en la recogida de documentación fiscal

❌ Proveedores que no entregan la documentación necesaria para emitir o pagar.
❌ Caducidad de certificados sin alertas.
❌ Archivos extraviados o mal nombrados.
❌ Tiempo perdido cruzando correos, carpetas y solicitudes.
❌ Pagos bloqueados por falta de validación documental.

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Trackline centraliza todo el proceso: desde la solicitud proactiva de documentos, pasando por su validación automática o manual, hasta el archivo y trazabilidad por proveedor.

🛠️ ¿Cómo funciona el flujo documental de proveedores?

1. Crea una plantilla de requisitos administrativos

Incluye CIF, 036/037, certificado AEAT y SS, IBAN firmado, poderes, etc.

2. Asocia la plantilla a cada proveedor

Puedes asignarla directamente o invitar a la empresa a cargar los documentos desde un enlace personalizado.

3. Trackline solicita y persigue la documentación

El sistema se encarga de enviar recordatorios, verificar formatos y fechas de vigencia.

4. Validación y control de vencimientos

Puedes validar documentos con un clic o configurar reglas automáticas. Trackline te avisa antes de que algo caduque.

5. Todo centralizado y trazado

Puedes acceder al estado de cada proveedor en segundos. Ideal para auditoría, pagos o control interno.

💡 Resultado: documentación al día, pagos sin bloqueo, menos errores

• Reducción drástica del tiempo administrativo
• Pagos más ágiles y con respaldo documental
• Mejora del cumplimiento fiscal y contable
• Archivo digital ordenado y accesible
• Menos estrés y menos trabajo manual
  

¿Quieres automatizar ya la recogida documental de tus proveedores?

Te ayudamos a configurarlo en minutos. 📩 Escríbenos a [email protected]