A medida que una obra avanza, la documentación contable y fiscal crece rápidamente:

📄 facturas,
📄 justificantes de retención,
📄 modelos tributarios,
📄 declaraciones responsables,
📄 cesiones de crédito,
📄 certificados de situación fiscal…

Si se gestionan manualmente (en carpetas, correos o sistemas sin estructura), la información se dispersa, los errores aumentan y el equipo de Administración pierde un tiempo valioso buscando, comprobando o corrigiendo.

Con Trackline, puedes automatizar la recogida, validación y archivo de esta documentación por proveedor y obra, con trazabilidad completa y alertas de vencimiento o ausencia.

⚠️ Problemas habituales en el archivo documental

❌ Archivos mal etiquetados o colocados en carpetas erróneas.
❌ Imposibilidad de localizar documentación fiscal concreta ante una inspección.
❌ Proveedores con documentos duplicados, desactualizados o caducados.
❌ Tiempo perdido comprobando manualmente cada envío.
❌ Información sensible sin control de acceso.

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Trackline permite crear plantillas de requisitos documentales por proveedor, asignarlas a cada empresa, y gestionar automáticamente la entrega, validación y archivo. Todo se guarda de forma estructurada y accesible, evitando tareas manuales y errores.

🛠️ ¿Cómo organizar el archivo contable con Trackline?

1. Define la documentación fiscal y contable a solicitar

Ejemplos:

• Modelo 036/037
• Certificados de retención IRPF
• IBAN firmado
• Facturas o justificantes de pago
• Cesiones de crédito
• Certificados AEAT y Seguridad Social

2. Asocia la plantilla a cada proveedor activo

Al iniciar relación o en la fase de onboarding documental.

3. El proveedor sube los documentos desde su enlace

Sin necesidad de cuenta ni formación. Puede añadir observaciones o firmar si es necesario.

4. Validación automática o manual

Puedes definir reglas de caducidad, formato o periodicidad. El equipo solo revisa excepciones.

5. Acceso inmediato por proveedor, tipo de documento o fecha

Perfecto para auditorías, consultas internas o conciliaciones contables.

💡 Resultado: documentación organizada, disponible y sin esfuerzo

• Archivo automático estructurado por proveedor
• Ahorro de tiempo y errores en tareas repetitivas
• Información lista ante cualquier revisión
• Control de caducidades y versiones
• Mayor seguridad y trazabilidad documental

¿Te gustaría automatizar el archivo documental y liberar horas de tu equipo?

Podemos ayudarte a implementarlo sin fricción. 📩 Escríbenos a [email protected]