Cada vez que el área de Compras inicia una nueva relación comercial, es necesario recopilar un conjunto de documentos clave para validar que el proveedor cumple con los requisitos legales, fiscales y operativos necesarios para contratar.
Estos documentos suelen incluir:
📋 CIF, escritura de constitución, poderes de representación
🧾 Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social
📑 Pólizas de seguros, certificaciones de calidad, PRL, RGPD, etc.
📄 Fichas técnicas, declaraciones de conformidad, licencias sectoriales
📆 Documentos con caducidad que deben revisarse periódicamente
Cuando esta recolección se hace manualmente:
❌ Se piden los documentos por correo, y se reciben sin orden ni trazabilidad
❌ Se guardan en carpetas compartidas sin control de versiones o fechas
❌ Se pierden documentos o se aceptan sin revisar correctamente
❌ Se pierde mucho tiempo en recordar, perseguir y validar papeles
⚠️ Riesgos de una recolección documental informal
- Contratar sin cumplir con la normativa legal o interna
- Incumplimientos en auditorías o certificaciones
- Aceptación de documentos caducados o inválidos
- Mala imagen ante proveedores y otros departamentos
- Carga administrativa innecesaria y poco escalable
🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?
Trackline automatiza todo el proceso de solicitud, recepción y validación de documentación desde el primer contacto:
- Crea listas de requisitos documentales por tipo de proveedor o servicio
Evita pedir lo mismo a todos sin criterio. - Envía un enlace al proveedor para que cargue los documentos
Sin necesidad de usuario ni intercambio de correos. - Trackline valida automáticamente fechas, formatos y tipos de documento
Evita errores y reduce tiempo de revisión. - Asigna responsables internos si es necesario revisar contenido técnico o legal
Con control de tareas y comentarios. - Recibe alertas cuando un documento esté vencido, incompleto o mal cargado
Actúa de forma proactiva, no reactiva. - Consolida todo en una ficha digital de proveedor accesible en cualquier momento
Sin depender de carpetas ni búsquedas manuales.
💡 Resultado: documentación de proveedores en regla, sin perseguir papeles
✔ Proceso profesional desde el primer contacto con el proveedor
✔ Reducción drástica del tiempo administrativo
✔ Cumplimiento legal y normativo desde el área de Compras
✔ Visibilidad total sobre lo que está pendiente, vencido o validado
¿Cada alta de proveedor te roba horas en correos, escaneos y archivos compartidos?
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