En el área de Compliance, una de las tareas críticas es asegurar que todos los terceros con los que la organización mantiene relaciones (proveedores, subcontratas, asesores, socios) cumplen con los requisitos documentales exigidos por ley y por la propia política interna.
Este control incluye:
📄 Documentación legal: CIF, escrituras, poderes, contratos
📋 Certificados fiscales, laborales y de seguridad social
📑 Pólizas de seguros, cumplimiento de PRL, RGPD, prevención penal
🧾 Declaraciones responsables, códigos éticos, cláusulas anticorrupción
📆 Documentos con vencimiento (seguros, autorizaciones, certificados...)
Cuando se gestiona sin un sistema:
❌ La documentación se recibe por correo o WhatsApp, sin control
❌ No hay visibilidad de quién ha entregado qué ni si está en vigor
❌ Se siguen trabajando con terceros en situación irregular
❌ Cuesta justificar cumplimiento ante una auditoría interna o externa
⚠️ Riesgos de operar sin control documental estructurado
- Incumplimientos legales o contractuales con proveedores
- Sanciones por trabajar con empresas sin documentación vigente
- Pérdida de reputación o credibilidad en auditorías de compliance
- Dificultades para responder ante clientes o autoridades
- Exposición a fraudes o conflictos de interés sin detectar
🧩 ¿Cómo lo soluciona Trackline?
Trackline permite estructurar y automatizar el control documental de terceros con trazabilidad completa y sin margen de error:
- Crea plantillas de requisitos según tipo de proveedor o relación comercial
Ej.: servicios externos, asesores, transporte, subcontratistas... - Define documentos obligatorios según normativa y política interna
Certificados, declaraciones responsables, documentos legales, etc. - Invita a los terceros a cargar su documentación desde un enlace único
Sin necesidad de registrarse ni enviar correos. - Activa validación automática por fecha, formato y tipo
O revisa manualmente si es necesario validar contenido. - Recibe alertas antes de cualquier vencimiento
Actúa antes de que se produzca una situación de incumplimiento. - Consulta desde el panel el estado documental de cualquier proveedor o tercero
Visual, filtrable y listo para auditorías.
💡 Resultado: terceros conformes, relaciones seguras y cumplimiento demostrado
✔ Evita operar con empresas sin documentación válida
✔ Trazabilidad completa para auditorías o inspecciones
✔ Control automatizado y sin correos innecesarios
✔ Cumplimiento legal y reputacional reforzado
¿Sabes con certeza si tus proveedores cumplen con todos los requisitos legales?
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