Una vez aprobado un proveedor o subcontrata, no basta con recoger su documentación una vez. Muchos documentos clave tienen caducidad:

📄 seguros,
📄 certificados de PRL,
📄 permisos de trabajo,
📄 homologaciones técnicas,
📄 documentación fiscal…

Cuando esto no se renueva a tiempo, se corre el riesgo de interrumpir servicios, incumplir normativas o asumir responsabilidades innecesarias.

⚠️ Retos habituales al mantener actualizada la documentación de proveedores

❌ Proveedores trabajando con documentación vencida sin que nadie lo sepa.
❌ Renovaciones olvidadas por falta de seguimiento o alertas.
❌ Trabajo manual para perseguir caducidades por correo.
❌ Exceso de confianza tras la aprobación inicial.
❌ Reprocesos por paralización de tareas o pagos bloqueados.

✅ ¿Cómo lo soluciona Trackline?

Con Trackline, puedes automatizar los procesos de renovación periódica de documentación para todos tus proveedores activos. El sistema envía recordatorios antes de cada vencimiento, recoge la nueva versión y mantiene actualizado el estado documental.

🛠️ ¿Cómo funciona la renovación automática de documentación?

1. Registra todos los documentos por proveedor en Trackline

Ya sea un seguro, un certificado de PRL o un alta en Hacienda, cada documento se sube con su fecha de vencimiento.

2. Trackline lanza recordatorios automáticos

Puedes definir cuántos días antes se debe enviar (por ejemplo, 30 días antes de caducar), y a quién notificar.

3. El proveedor recibe un enlace para subir la nueva versión

Sin usuario ni app, puede cargar directamente la nueva documentación desde su correo.

4. Validación rápida y archivo inmediato

El equipo de Compras puede validar, rechazar o solicitar ajustes con un clic. Todo queda registrado.

5. Seguimiento global en el panel

Puedes filtrar por proveedor, tipo de documento, estado, y ver qué empresas están al día o en situación de riesgo.

💡 Resultado: documentación siempre vigente, sin trabajo manual

• Garantía de cumplimiento normativo y contractual
• Proveedores operativos solo si están actualizados
• Menos errores humanos y urgencias de última hora
• Tiempo ahorrado en seguimiento, emails y Excel
• Auditorías y controles sin sorpresas

¿Quieres asegurar que tu base de proveedores esté siempre al día?

Podemos ayudarte a automatizar todo en minutos. 📩 Escríbenos a [email protected]