Al incorporar personal en obra, RRHH debe asegurarse de que cada trabajador ha recibido y firmado la documentación obligatoria, como:
📘 normas internas,
📘 política de prevención de riesgos,
📘 protocolo de uso de EPI,
📘 normativa de convivencia o confidencialidad,
📘 protección de datos (LOPD), etc.
Este proceso, cuando se hace en papel o por correo, suele ser lento, desorganizado y difícil de demostrar en caso de inspección o incidencia.
Con Consigne, puedes enviar todos estos documentos a firmar electrónicamente antes del primer día de obra, con validez legal y trazabilidad total.
⚠️ Riesgos habituales en la firma de documentación obligatoria
❌ Documentación firmada en papel que se pierde o no se archiva.
❌ Imposible demostrar si un trabajador recibió y aceptó una norma.
❌ Falta de control sobre versiones firmadas.
❌ Riesgos legales ante un accidente por incumplimiento documental.
❌ Tiempo perdido gestionando papeles, escaneos y correos cruzados.
✅ ¿Cómo lo soluciona Consigne?
Con Consigne, puedes enviar por correo electrónico los documentos a firmar a cualquier trabajador (propio o de subcontrata) y recoger su firma digital antes de que entre a obra. Todo queda trazado, archivado y disponible para RRHH, PRL o dirección de obra.
🛠️ ¿Cómo aplicar este flujo de firma digital?
1. Agrupa los documentos a firmar por tipo de obra o perfil
Por ejemplo:
- Normas internas de acceso a obra
- Protocolo PRL y uso de EPI
- Política de protección de datos (LOPD)
- Protocolo de acoso laboral o código de conducta
- Instrucciones específicas de seguridad
2. Envía los documentos desde Consigne
Solo necesitas el email del trabajador o responsable de empresa. El destinatario no necesita cuenta, firma desde su móvil o PC.
3. Recoge firma digital con trazabilidad legal
Cada firma se registra con fecha, IP, identidad, documento exacto y versión firmada.
4. Accede al estado de firma desde tu panel
Verás quién ha firmado, qué falta por firmar y podrás reenviar recordatorios si es necesario.
5. Todo archivado y accesible para auditoría
Los documentos quedan asociados al perfil del trabajador y disponibles para descargar o presentar en inspecciones.
💡 Resultado: cumplimiento legal sin papel, sin errores y sin persecuciones
- Firma digital válida y segura
- Menor carga administrativa para RRHH y PRL
- Mejor experiencia para el trabajador
- Pruebas claras ante cualquier reclamación o inspección
- Todo listo antes de que el trabajador entre en obra
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